Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

ARTBOX.GROUPS GmbH
Schmidgasse 4
6300 Zug
Schweiz

E-Mail: office@swissartexpo.com
Telefon: +41 41 539 19 22

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Wahrnehmung Deiner Rechte kannst Du Dich jederzeit an die oben genannte Adresse wenden.

2. Grundsätze

Wir bearbeiten Personendaten nach Treu und Glauben, rechtmässig und verhältnismässig. Wir erheben nur die Daten, die für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind, und bewahren sie nur so lange auf, wie es für diese Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Pflichten notwendig ist.

3. Welche Daten wir bearbeiten und zu welchem Zweck

3.1 Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Beim Besuch unserer Website werden durch unseren Hosting-Dienstleister automatisch technische Daten erfasst, die Dein Browser übermittelt (insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem). Diese Daten dienen dem sicheren und stabilen Betrieb der Website sowie der Abwehr von Missbrauch. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen zur Identifikation einzelner Personen nehmen wir nicht vor.

3.2 Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Du uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktierst, bearbeiten wir die von Dir angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht), um Deine Anfrage zu beantworten. Diese Daten werden über unseren E-Mail-Dienst (Microsoft 365) verarbeitet.

3.3 Aussteller-Registrierung und Aussteller-Bereich

Im Rahmen der Bewerbung als Ausstellerin oder Aussteller sowie der Nutzung des Aussteller-Bereichs bearbeiten wir die von Dir bereitgestellten Daten: Name und Künstlername, Kontaktangaben und Adresse, die eingereichten Werke mit Bildern, Titeln, Massen und Preisen, Buchungs- und Rechnungsangaben, Hängepläne und Beschriftungen, hochgeladene Dokumente sowie allfällige Rabattcodes, die auf Deinen Namen lauten. Diese Daten dienen der Durchführung des Bewerbungs- und Teilnahmeverfahrens, der Organisation der Ausstellung und der Abrechnung. Angaben zu Deiner Teilnahme — etwa Dein Name, Dein Künstlername und ausgestellte Werke — werden im Rahmen der Ausstellung und ihrer Bewerbung öffentlich sichtbar.

3.4 Veranstaltungen und Tickets

Für die Anmeldung zu Veranstaltungen (z. B. Künstler-Apero, ART PARTY, Meet the Artist) und die Ausstellung von Tickets bearbeiten wir die hierfür notwendigen Angaben, gegebenenfalls auch zu angemeldeten Begleitpersonen.

3.5 Zahlungen

Zahlungen werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Die Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) gibst Du direkt bei Stripe ein; vollständige Zahlungsmitteldaten speichern wir nicht selbst. Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Stripe. Für Rechnungsstellung und Buchhaltung setzen wir Bexio ein; dorthin übermitteln wir die für Rechnungen notwendigen Angaben wie Name, Adresse, Positionen und Beträge.

3.6 Newsletter

Wenn Du Dich für unseren Newsletter anmeldest, bearbeiten wir Deine E-Mail-Adresse, um Dir Informationen zu SWISSARTEXPO zuzusenden. Der Versand erfolgt über Mailchimp. Du kannst den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder durch Mitteilung an uns abbestellen; wir löschen Deine Adresse anschliessend aus dem Verteiler.

3.7 Live Chat (Frizzy)

Auf unserer Website steht ein Chat zur Verfügung. Die Antworten erzeugt ein Sprachmodell des Anbieters Anthropic; der Chat weist im ersten Satz darauf hin, dass er eine künstliche Intelligenz ist. Deine Fragen werden zur Erzeugung der Antwort an Anthropic übermittelt und bei uns gespeichert: der Gesprächsverlauf, die Sprache, die Seite, auf der Du gefragt hast, und der Zeitpunkt. Anthropic verwendet die über die Schnittstelle übermittelten Inhalte nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle. Gespräche werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Jedes abgeschlossene Gespräch erhalten wir zusätzlich als Protokoll per E-Mail, damit wir die Antworten prüfen und verbessern können. Kommt der Chat bei einer Frage nicht weiter, kannst Du sie an unser Team weiterleiten lassen; dafür fragen wir Vor- und Nachnamen sowie Deine E-Mail-Adresse, und der Gesprächsverlauf geht zusammen mit diesen Angaben an unser Postfach. Bist Du im Aussteller-Bereich angemeldet, kann der Chat Angaben zu Deiner eigenen Teilnahme verwenden; Daten anderer Personen erhält er nicht. Bitte gib im Chat keine besonders schützenswerten Daten und keine Zahlungsdaten ein.

3.8 Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen

Bewirbst Du Dich auf eine ausgeschriebene Stelle, ein Praktikum oder einen Helfereinsatz, bearbeiten wir die Angaben aus dem Bewerbungsformular (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Geburtsdatum, Deine Angaben zu Dir) sowie die Unterlagen, die Du hochlädst, etwa Lebenslauf und Zeugnisse. Diese Daten dienen der Beurteilung Deiner Bewerbung und der Kommunikation mit Dir. Die Unterlagen liegen in einem nicht öffentlichen Ablagebereich; Zugriff haben nur die Personen, die am Auswahlverfahren beteiligt sind. Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir die Bewerbung, sofern wir mit Dir nichts anderes vereinbaren oder eine Anstellung zustande kommt.

3.9 Mitarbeitende, Praktikantinnen und Helfende

Kommt eine Anstellung, ein Praktikum oder ein Helfereinsatz zustande, bearbeiten wir die dafür notwendigen Personal- und Lohndaten: Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Bankverbindung (IBAN), Angaben zu Einsatz und Arbeitszeit sowie den unterzeichneten Vertrag. Grundlage ist der Arbeits- oder Einsatzvertrag sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten in den Bereichen Sozialversicherungen, Steuern und Buchhaltung. Diese Angaben werden ausschliesslich serverseitig bearbeitet, die Verträge in einem nicht öffentlichen Ablagebereich gespeichert, und es greifen nur die Personen darauf zu, die sie für diese Aufgaben brauchen. Die Aufbewahrung richtet sich nach den gesetzlichen Fristen.

3.10 Besuchsstatistik

Wir führen eine eigene, einfache Statistik über die Nutzung der Website. Bei jedem Seitenaufruf speichern wir: die aufgerufene Seite und deren Titel, die Sprache, die verweisende Seite, allfällige Kampagnenparameter (utm_…), die Art des Geräts sowie Browser- und Betriebssystemtyp und das Land, das unser Hosting-Dienstleister aus der IP-Adresse ableitet. Dazu kommt eine Kennung, die mit einem geheimen Schlüssel aus IP-Adresse, Browserkennung und Datum berechnet wird; sie wechselt täglich und wird mit keiner anderen Datenquelle zusammengeführt. Die IP-Adresse selbst speichern wir dabei nicht, und wir setzen dafür keine Cookies. Die Statistik läuft auf unserer eigenen Infrastruktur und dient uns dazu, zu verstehen, welche Inhalte gebraucht werden.

3.11 Interne Hinweise zu früheren Zusammenarbeiten

Zu einzelnen Personen, mit denen die Zusammenarbeit in der Vergangenheit nicht gut verlaufen ist, führen wir einen internen Vermerk mit Namen, allenfalls der E-Mail-Adresse und einer kurzen, sachlichen Begründung. Geht eine neue Bewerbung ein, erscheint dazu ein Hinweis in unserer internen Verwaltung. Dieser Vermerk führt zu keiner automatischen Ablehnung: Über jede Bewerbung entscheiden Menschen. Die Vermerke sind nur intern einsehbar und werden nicht weitergegeben. Du kannst Auskunft darüber verlangen und die Berichtigung oder Löschung eines Vermerks beantragen.

4. Eingebettete Dienste Dritter

Auf einzelnen Seiten binden wir Inhalte Dritter ein. Diese werden NICHT automatisch geladen: Du siehst zunächst einen Hinweis und entscheidest mit einem Klick, ob der Inhalt geladen werden soll. Erst dann erhält der jeweilige Anbieter Deine IP-Adresse und kann Cookies setzen oder auslesen. Deine Entscheidung wird in Deinem Browser gespeichert, je Anbieter einzeln; Du kannst sie löschen, indem Du die Websitedaten in Deinem Browser entfernst.

• Google Maps (Google Ireland Ltd. / Google LLC) – Kartendarstellung auf der Startseite
• Matterport – virtuelle 360°-Rundgänge auf der Seite „Virtual Tour“
• YouTube (Google Ireland Ltd. / Google LLC) – eingebettete Videos auf der Sponsoring-Seite
• Instagram / Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.) – Link zu unserem Profil im Fussbereich der Website. Daten werden erst übermittelt, wenn Du den Link anklickst.

Für diese Dienste gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

5. Cookies und Einwilligung

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind und keiner Einwilligung bedürfen: die gewählte Sprache sowie, im angemeldeten Aussteller-Bereich, die Sitzungsverwaltung. Weitere Cookies setzen wir nicht.

Einen Cookie-Banner setzen wir nicht ein — er wäre für unsere eigene Bearbeitung nicht nötig und für die eingebetteten Inhalte nicht ausreichend. Stattdessen laden diese Inhalte erst, wenn Du es ausdrücklich verlangst (siehe Ziffer 4). Cookies kannst Du zudem jederzeit in Deinem Browser verwalten, blockieren und löschen.

Analyse- oder Tracking-Tools von Drittanbietern setzen wir nicht ein. Unsere eigene Besuchsstatistik ist unter Ziffer 3.10 beschrieben; sie kommt ohne Cookies aus.

6. Auftragsbearbeiter und Dienstleister

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten:

• Vercel – Hosting/Betrieb der Website
• Supabase – Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher
• Stripe – Zahlungsabwicklung
• Microsoft (Microsoft 365) – E-Mail-Kommunikation
• Mailchimp – Newsletter-Versand
• Anthropic – Sprachmodell für den Live Chat
• Bexio – Buchhaltung und Rechnungsstellung

7. Bekanntgabe von Daten ins Ausland

Einzelne der genannten Dienstleister haben ihren Sitz oder Serverstandorte im Ausland, unter anderem in den USA — dies betrifft insbesondere Stripe, Vercel, Supabase, Microsoft, Mailchimp und Anthropic. Wo Daten in Länder ohne gleichwertiges Datenschutzniveau übermittelt werden, stellen wir einen angemessenen Schutz durch geeignete Garantien sicher (z. B. Standardvertragsklauseln).

8. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Im Einzelnen: Chat-Gespräche löschen wir automatisch 90 Tage nach dem Gespräch. Buchhaltungsrelevante Unterlagen — insbesondere Rechnungen, Zahlungen und Verträge — bewahren wir zehn Jahre auf. Bewerbungsunterlagen für Stellen löschen wir nach Abschluss des Verfahrens, sofern wir mit Dir nichts anderes vereinbaren. Angaben zu Ausstellenden bewahren wir für die Dauer der Teilnahme und so lange darüber hinaus, wie wir sie für Abwicklung, Nachweise und künftige Ausgaben benötigen. Anschliessend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Deine Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung über das Internet kann jedoch nie vollständig sicher sein.

10. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der anwendbaren Gesetze das Recht auf:

• Auskunft über die zu Deiner Person bearbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Deiner Daten
• Einschränkung der Bearbeitung sowie Widerspruch gegen die Bearbeitung
• Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse. Du hast zudem das Recht, Dich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren – in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), im Geltungsbereich der DSGVO bei der jeweils zuständigen Datenschutzbehörde.

11. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Massgebend ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.