Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

ARTBOX.GROUPS GmbH
Schmidgasse 4
6300 Zug
Suisse

E-mail : office@swissartexpo.com
Téléphone : +41 41 539 19 22

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, vous pouvez à tout moment vous adresser à l'adresse ci-dessus.

2. Principes

Nous traitons les données personnelles de bonne foi, licitement et proportionnellement. Nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités concernées et ne les conservons que le temps nécessaire à ces finalités ou aux obligations légales.

3. Quelles données nous traitons et à quelle fin

3.1 Consultation du site (fichiers journaux du serveur)

Lors de la visite de notre site, notre hébergeur enregistre automatiquement des données techniques transmises par votre navigateur (notamment adresse IP, date et heure d'accès, page consultée, type de navigateur et système d'exploitation). Ces données servent au fonctionnement sûr et stable du site ainsi qu'à la prévention des abus. Nous ne rapprochons pas ces données d'autres sources pour identifier des personnes.

3.2 Formulaire de contact et contact par e-mail

Si vous nous contactez via le formulaire de contact ou par e-mail, nous traitons les données que vous fournissez (p. ex. nom, adresse e-mail, message) afin de répondre à votre demande. Ces données sont traitées via notre service de messagerie (Microsoft 365).

3.3 Inscription des exposants et espace exposants

Dans le cadre de la candidature comme exposante ou exposant et de l'utilisation de l'espace exposants, nous traitons les données que vous fournissez : nom et nom d'artiste, coordonnées et adresse, les œuvres soumises avec images, titres, dimensions et prix, les indications de réservation et de facturation, les plans d'accrochage et les cartels, les documents téléversés ainsi que les éventuels codes de réduction établis à votre nom. Ces données servent à mener la procédure de candidature et de participation, à organiser l'exposition et à établir les décomptes. Les informations relatives à votre participation — notamment votre nom, votre nom d'artiste et les œuvres exposées — deviennent publiquement visibles dans le cadre de l'exposition et de sa promotion.

3.4 Événements et billets

Pour l'inscription aux événements (p. ex. apéro des artistes, ART PARTY, Meet the Artist) et l'émission de billets, nous traitons les informations nécessaires, le cas échéant également celles des accompagnants inscrits.

3.5 Paiements

Les paiements sont traités par le prestataire de paiement Stripe. Vous saisissez les données de paiement (p. ex. données de carte) directement chez Stripe ; nous ne conservons pas nous-mêmes de données de moyens de paiement complètes. Les dispositions de protection des données de Stripe s'appliquent en outre. Pour la facturation et la comptabilité, nous utilisons Bexio ; nous y transmettons les indications nécessaires aux factures, comme le nom, l'adresse, les postes et les montants.

3.6 Newsletter

Si vous vous inscrivez à notre newsletter, nous traitons votre adresse e-mail afin de vous envoyer des informations sur la SWISSARTEXPO. L'envoi se fait via Mailchimp. Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien de désinscription figurant dans chaque e-mail ou en nous en informant ; nous supprimons ensuite votre adresse de la liste de diffusion.

3.7 Chat en direct (Frizzy)

Un chat est disponible sur notre site. Les réponses sont générées par un modèle de langage du fournisseur Anthropic ; dès sa première phrase, le chat indique qu'il est une intelligence artificielle. Vos questions sont transmises à Anthropic pour générer la réponse et conservées chez nous : le déroulement de la conversation, la langue, la page depuis laquelle vous avez posé la question et le moment. Selon Anthropic, les contenus transmis via l'interface ne sont pas utilisés pour entraîner ses modèles. Les conversations sont supprimées automatiquement après 90 jours. Chaque conversation terminée nous est en outre envoyée par e-mail sous forme de procès-verbal, afin que nous puissions contrôler et améliorer les réponses. Si le chat ne parvient pas à répondre, vous pouvez faire suivre votre question à notre équipe ; nous demandons alors votre prénom, votre nom et votre adresse e-mail, et la conversation est transmise à notre boîte aux lettres avec ces indications. Si vous êtes connecté à l'espace exposants, le chat peut utiliser des informations sur votre propre participation ; il ne reçoit pas les données d'autres personnes. Merci de ne pas saisir dans le chat de données sensibles ni de données de paiement.

3.8 Candidatures à un poste publié

Si vous postulez à un poste publié, à un stage ou à une mission d'auxiliaire, nous traitons les indications du formulaire de candidature (prénom et nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse, date de naissance, ce que vous nous dites de vous) ainsi que les documents que vous téléversez, par exemple un CV et des certificats. Ces données servent à évaluer votre candidature et à communiquer avec vous. Les documents sont conservés dans un espace de stockage non public ; seules les personnes participant à la sélection y ont accès. À l'issue de la procédure, nous supprimons la candidature, sauf accord contraire avec vous ou si un engagement intervient.

3.9 Collaborateurs, stagiaires et auxiliaires

Si un engagement, un stage ou une mission d'auxiliaire se concrétise, nous traitons les données de personnel et de salaire nécessaires : adresse, date de naissance, numéro AVS, coordonnées bancaires (IBAN), indications sur la mission et le temps de travail, ainsi que le contrat signé. La base en est le contrat de travail ou de mission et l'exécution d'obligations légales en matière d'assurances sociales, d'impôts et de comptabilité. Ces indications sont traitées exclusivement côté serveur, les contrats sont conservés dans un espace de stockage non public, et seules les personnes qui en ont besoin pour ces tâches y accèdent. La conservation suit les délais légaux.

3.10 Statistiques de visite

Nous tenons nos propres statistiques simples sur l'utilisation du site. À chaque consultation de page, nous enregistrons : la page consultée et son titre, la langue, la page de provenance, les éventuels paramètres de campagne (utm_…), le type d'appareil, le type de navigateur et de système d'exploitation, ainsi que le pays que notre hébergeur déduit de l'adresse IP. S'y ajoute un identifiant calculé à l'aide d'une clé secrète à partir de l'adresse IP, de l'identification du navigateur et de la date ; il change chaque jour et n'est recoupé avec aucune autre source de données. Nous n'enregistrons pas l'adresse IP elle-même et n'utilisons pas de cookies à cette fin. Les statistiques fonctionnent sur notre propre infrastructure et nous servent à comprendre quels contenus sont utilisés.

3.11 Notes internes sur des collaborations passées

Pour certaines personnes avec lesquelles une collaboration passée s'est mal déroulée, nous conservons une note interne comportant le nom, le cas échéant l'adresse e-mail, et une brève justification factuelle. Lorsqu'une nouvelle candidature arrive, une indication correspondante apparaît dans notre administration interne. Cette note n'entraîne aucun refus automatique : chaque candidature est tranchée par des personnes. Les notes ne sont consultables qu'en interne et ne sont pas transmises. Vous pouvez en demander communication et solliciter la rectification ou la suppression d'une note.

3.12 Invitations aux ancien·ne·s exposant·e·s

Les personnes ayant exposé lors d'une édition précédente reçoivent une invitation personnelle pour la suivante. À cette fin, nous traitons le nom et l'adresse e-mail et générons un code de réduction établi à leur nom. Nous notons si le lien contenu dans l'invitation a été cliqué et si le code a été utilisé, afin de savoir si l'invitation est bien arrivée. Nous n'enregistrons ni l'adresse IP ni d'identifiant d'appareil, nous ne déposons pas de cookies et nous ne mesurons pas l'ouverture de l'e-mail. Vous pouvez vous opposer à tout moment, sans formalité, à l'envoi de ces invitations ; nous ne vous écrirons alors plus.

3.13 Enquête après l'exposition

Après chaque édition, nous demandons un retour aux exposantes et exposants. L'invitation est envoyée par e-mail et contient un lien personnel. Vos réponses vous sont donc attribuées — cela figure aussi dans l'invitation : qui nous signale un problème doit pouvoir recevoir une réponse. Nous traitons à cette fin votre nom, votre adresse e-mail et vos réponses. La participation est volontaire ; ne pas répondre n'a aucune conséquence sur de futures candidatures. Vous pouvez modifier vos réponses à tout moment ou en demander la suppression.

4. Services tiers intégrés

Sur certaines pages, nous intégrons des contenus de tiers. Ceux-ci ne sont PAS chargés automatiquement : vous voyez d'abord une indication et décidez d'un clic si le contenu doit être chargé. Ce n'est qu'alors que le fournisseur concerné reçoit votre adresse IP et peut déposer ou lire des cookies. Votre décision est enregistrée dans votre navigateur, séparément pour chaque fournisseur ; vous pouvez l'effacer en supprimant les données de site dans votre navigateur.

• Google Maps (Google Ireland Ltd. / Google LLC) — affichage de la carte sur la page d'accueil
• Matterport — visites virtuelles à 360° sur la page « Virtual Tour »
• YouTube (Google Ireland Ltd. / Google LLC) – vidéos intégrées sur la page sponsoring
• Instagram / Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.) – lien vers notre profil dans le pied de page du site. Des données ne sont transmises que si vous cliquez sur le lien.

Les dispositions de confidentialité des fournisseurs concernés s'appliquent en complément à ces services.

5. Cookies et consentement

Notre site utilise des cookies techniquement nécessaires, requis pour son fonctionnement et ne nécessitant pas de consentement : la langue choisie et, dans l'espace exposants connecté, la gestion de session. Nous ne déposons pas d'autres cookies.

Nous n'utilisons pas de bandeau cookies : il ne serait pas nécessaire pour nos propres traitements et pas suffisant pour les contenus intégrés. Ces contenus ne se chargent qu'à votre demande expresse (voir chiffre 4). Vous pouvez en outre gérer, bloquer et supprimer les cookies à tout moment dans votre navigateur.

Nous n'utilisons pas d'outils d'analyse ou de suivi de tiers. Nos propres statistiques de visite sont décrites au chiffre 3.10 ; elles fonctionnent sans cookies.

6. Sous-traitants et prestataires

Pour fournir nos prestations, nous faisons appel à des prestataires soigneusement sélectionnés qui traitent des données pour notre compte :

• Vercel — hébergement/exploitation du site
• Supabase — base de données, authentification et stockage de fichiers
• Stripe — traitement des paiements
• Microsoft (Microsoft 365) — communication par e-mail
• Mailchimp — envoi de la newsletter
• Anthropic – modèle de langage pour le chat en direct
• Bexio – comptabilité et facturation

7. Communication de données à l'étranger

Certains des prestataires mentionnés ont leur siège ou leurs serveurs à l'étranger, notamment aux États-Unis — cela concerne en particulier Stripe, Vercel, Supabase, Microsoft, Mailchimp et Anthropic. Lorsque des données sont transférées vers des pays n'offrant pas un niveau de protection équivalent, nous assurons une protection adéquate par des garanties appropriées (p. ex. clauses contractuelles types).

8. Durée de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités concernées ou aussi longtemps que l'exigent les délais légaux de conservation. En détail : les conversations du chat sont supprimées automatiquement 90 jours après la conversation. Les documents pertinents pour la comptabilité — en particulier les factures, les paiements et les contrats — sont conservés dix ans. Les dossiers de candidature à un poste sont supprimés à l'issue de la procédure, sauf accord contraire avec vous. Les données des exposants sont conservées pendant la durée de la participation et au-delà aussi longtemps que nous en avons besoin pour le traitement, les justificatifs et les éditions futures. Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées.

9. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'usage abusif et l'accès non autorisé. La transmission par internet ne peut toutefois jamais être totalement sûre.

10. Vos droits

Dans le cadre des lois applicables, vous avez le droit :

• d'accéder aux données traitées vous concernant
• de faire rectifier des données inexactes
• de faire supprimer vos données
• de limiter le traitement et de vous y opposer
• à la portabilité des données (le cas échéant)
• de retirer un consentement donné avec effet pour l'avenir

Pour exercer ces droits, un message à l'adresse de contact indiquée au point 1 suffit. Vous avez en outre le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité de surveillance compétente — en Suisse auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), dans le champ d'application du RGPD auprès de l'autorité de protection des données compétente.

11. Modifications

Nous pouvons adapter la présente politique de confidentialité à tout moment. La version publiée sur ce site fait foi.